Als groot fan van Marie Kondo keek ik al een tijd uit naar de komst van haar boek ‘Joy at Work’, oftewel ‘Opgeruimd! Op het werk’. Voordat het boek verscheen had ik me een voorstelling gemaakt van de inhoud. Dat de KonMari methode ook toepasbaar is op de werkvloer had ik namelijk al ervaren. Maar het oversteeg al mijn verwachtingen! Er waren ook dingen die ik leerde tijdens het lezen. In mijn blog lees je wat ik van het boek vond, welke aspecten voor mij belangrijk waren en een aantal tips die je meteen kunt toepassen. Ben je na het lezen van mijn blog net zo enthousiast geworden als ik? Dat komt goed uit, want je kunt een exemplaar van ‘Opgeruimd! Op het werk’ winnen!
Rommel geeft stress en het kost tijd. Want het zoeken naar spullen neemt meer tijd in beslag dan we denken. Een rommelige omgeving kost ons daarnaast ook veel energie. Wanneer we omringd zijn door troep, zijn onze hersenen zo druk met het registeren van wat er allemaal ligt, dat we ons minder goed kunnen concentreren. In ‘Opgeruimd! Op het werk’ worden tips gegeven om voor eens en altijd je werkleven op te ruimen.
Een opgeruimde werkplek zorgt er namelijk voor dat we uiteindelijk harder werken en onze prestaties verbeteren. Dat je je daarnaast beter kunt concentreren als je werkplek opgeruimd is, weet ik als geen ander. Tijdens mijn studie begon ik vaak eerst met het opruimen van mijn bureau voordat ik met mijn huiswerk aan de slag ging. Ook wanneer ik kennis tot me moest nemen, nam ik tussendoor vaak even een pauze om op te ruimen. Ik merkte dat ik me na het opruimen beter kon focussen op de leerstof en dat zo’n opruimpauze ontzettend effectief was.
Hoe je de KonMari methode kunt toepassen beschrijft Marie stapsgewijs in haar boek. De eerste echte stap van opruimen blijft het visualiseren. Het is belangrijk om je een voorstelling te maken van een werkplek waar jij blij van wordt. Bedenk vervolgens waarom jij wilt opruimen en beschrijf daarbij je omgeving, je gedrag en je gevoel zo gedetailleerd mogelijk.
Toen ik begon als leerkracht merkte ik het belang hiervan. Ik had negen jaar geleden nog geen eigen werkplek en werkte voornamelijk op werkplekken van anderen. (Ik heb zo’n drie jaar invalwerk gedaan.) Ik fantaseerde vaak hoe het eruit zou zien als ik echt mijn eigen plek zou hebben. Een licht, ruim lokaal, voor alles een vaste plek zodat kinderen les kregen in een rijke maar opgeruimde leeromgeving. Ook had ik precies voor ogen hoe mijn bureau eruit zou komen te zien: zoveel mogelijk leeg, niet kaal en sfeerloos, maar alleen de essentials en wat groene accessoires zoals een plantje.
Dit was ook precies hoe het eruit zag toen ik na drie jaar invallen mijn eigen bureau kreeg. Een mooi groot bureau, met alleen de dingen die ik iedere dag nodig had. Mijn groepsmap, een pennenhouder, een plantje en een souvenir van mijn reis naar Japan. Ik hield in mijn achterhoofd: ‘Bewaar niets op je bureau’. Dit is ook één van de dingen die Marie noemt in haar boek. En ieder schooljaar, tijdens het inrichten van mijn lokaal voordat de scholen open gingen, hield ik vast aan dit laatste, ‘bewaar niets op je bureau’. (Dit hangt natuurlijk ook af van je persoonlijke voorkeur, maar als dit het uitgangspunt is zul je merken dat je selectiever bent in wat je op je bureau opbergt).
In 2017 begon ik met ‘Lessons in Harmony’ en op dat moment had ik ook een ideaalbeeld van mijn bureau thuis. Ik wilde heel graag een plek waar ik mijn blogs kon schrijven, de administratie kon doen en een plek waar ik me kon concentreren. Een eigen plek, waar ik uitzicht had op mijn favoriete boeken, de documenten die ik zou ontwikkelen voor Lessons in Harmony en uiteraard wat vrolijke plantjes die me blij zouden maken. Door van tevoren op deze manier bezig te zijn met je ideale werkplek, motiveert het je om dit daadwerkelijk te realiseren.
Na het visualiseren blijft het opruimen per categorie een essentieel onderdeel van de KonMari methode, zowel bij het opruimen van jouw huis als het opruimen van je werkplek. Natuurlijk zijn er categorieën die thuis wel aan de orde zijn en op de werkplek niet. Daarom is de volgorde van het opruimen van je werkplek als volgt: boeken - papieren - komono (allerlei) en sentimenteel. Ook hier is de categorie ‘komono’ het meest omvangrijk. Zorg ervoor dat je deze categorie opdeelt in subcategorieën. Bij komono kun je denken aan: bureauaccessoires - verbruiksartikelen - elektronische hulpmiddelen - persoonlijke verzorging - eten, etc.
Het principe blijft hetzelfde: houd vast aan deze volgorde en verzamel alle spullen uit één categorie op één plek. Kies vervolgens wat je wilt houden. Op de werkplek zullen er vast dingen zijn waar je niet meteen blij van wordt, maar die je wel moet houden om je werk te kunnen doen. Denk daarom ook aan het functionele aspect van deze spullen. Je zult dus dingen tegen komen die je blij maken, die nuttig zijn, die je helpen bij je werk en die je in de toekomst blij zullen maken.
Het blijft belangrijk om alles op je werkplek een vaste plek te geven. Want zo groots opruimen doe je maar één keer. Tijdens dit ‘opruimfestival’ bekijk je namelijk één voor één alle spullen op je werk en hoef je nooit meer op deze manier op te ruimen. Het blijft dan namelijk bij het alledaags opruimen: het terugleggen van de spullen op de vaste plek. Spullen van dezelfde categorie bij elkaar bewaren is niet alleen handig, maar ook effectief. Daarnaast ben ik net als Marie een voorstander van het gebruik van lade verdelers/doosjes. Zo hebben alle spullen in elk vakje/bakje of doosje een bestemming en kan het nooit een ‘nietszeggend hoopje met spullen worden’. Je hebt overzicht want je ziet meteen waar iets ligt.
Maar het gaat veel verder dan het opruimen van je fysieke werkplek. Het opruimen van alle aspecten in je werkleven komt aan bod in dit boek, zoals je digitale gegevens, je tijd, beslissingen, je netwerk, vergaderingen en teams. Een aantal onderdelen spraken mij direct aan.
Waaronder het opruimen van je digitale documenten. Voor het opruimen van je digitale documenten geldt: bekijk één voor één het document en bedenk of je dit nodig hebt om je werk te kunnen doen, of het je kan helpen bij toekomstige projecten en of je er blij van wordt. Je inbox kun je opruimen door een mappenstructuur te maken. Probeer de inbox te zien als een tijdelijke plek voor e-mails die je nog moet verwerken. Je bewaart daar geen e-mails die je permanent wilt houden (deze kun je het beste archiveren je in mappen) en het is ook geen plek voor elke mail die je ontvangt.
Een ander hoofdstuk wat mij direct aansprak was het hoofdstuk over het opruimen van je beslissingen. Mensen die mij kennen weten dat ik ontzettend veel moeite kan hebben met het nemen van beslissingen en het maken van keuzes. Het inzicht wat ik eruit haalde was de benadering om te bedenken welke beslissingen je tijd en energie verdienen. Kleine beslissingen zijn makkelijk te nemen omdat we er weinig moeite voor hoeven te doen en ze daarom geen denkvermogen innemen. Focus je op de belangrijke beslissingen waar veel van afhangt, door beslissingen sorteren.
Tot slot; ook vergaderingen kun je opruimen en het begint vaak bij jezelf. In het boek worden tips gegeven om er zelf voor te zorgen dat het een plezierige vergadering wordt. Onder andere door je goed voor te bereiden, je aandacht erbij te houden en actief te luisteren en zo min mogelijk ervoor zorgen dat je afgeleid word. Ook ik herkende me in het feit dat ik tijdens vergaderingen af en toe mijn telefoon check. Na het lezen van dit hoofdstuk kreeg ik bijna zin om te veranderen.
De tips die Scott Soneshein geeft zijn een mooie aanvulling op de onderdelen die Marie Kondo inbrengt. Dat de KonMari methode toepasbaar is op de werkvloer is een feit. Opruimen volgens deze methode betekent, snel, effectief en dat je kiest waar je blij van wordt. Maar het is meer dan dat. Het is niet alleen een middel om je werkplek opgeruimd te krijgen. Het is een manier om in contact te komen met jezelf en te ontdekken wat jij belangrijk vindt. Het opruimproces zorgt ervoor dat er een blijvende verandering in je gedrag ontstaat waardoor je nooit meer terug gaat naar hoe het was. Je komt dichter bij jezelf, stel vragen om erachter te komen wat je relatie is met bepaalde spullen en zo kom je tot de kern. Dit is niet alleen bij het opruimen van je huis zo, maar ook tijdens het opruimen van je werkplek. “Het kan je helpen ontdekken wat je echt wilt, het kan je tonen wat je moet veranderen en het kan ervoor zorgen dat je meer plezier uit je omgeving haalt.” (Opgeruimd! Op het werk, 2020 p.32 Kondo, M. & Sonenshein, S. 2020)
